Conditions Générales d'Utilisation
Dernière mise à jour : 20 septembre 2026
Vocca exerce son activité en France et aux États-Unis. Lorsque les règles applicables diffèrent entre les deux pays, les deux régimes sont présentés côte à côte sous les intitulés France et Union européenne et États-Unis.
1. Objet
Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (les « Conditions ») définissent les conditions dans lesquelles Vocca met à disposition son site internet ainsi que sa plateforme d'assistant vocal et de communication patient (ensemble, les « Services »).
Elles s'appliquent aux visiteurs du site, aux établissements de santé clients (les « Cabinets ») et aux patients destinataires des communications envoyées via la plateforme.
Pour les Cabinets, le contrat d'abonnement et l'accord de protection des données prévalent sur les présentes Conditions en cas de contradiction. Cet accord prend la forme d'un accord de traitement des données (DPA) au titre du RGPD pour les Cabinets établis en France et dans l'Union européenne, et d'un Business Associate Agreement (BAA) au titre de HIPAA pour les Cabinets établis aux États-Unis.
2. Éditeur
Vocca est une société par actions simplifiée de droit français, immatriculée à Paris sous le numéro 931 119 150. Siège social : 7 rue Mariotte, 75017 Paris, France. TVA : FR59 931 119 150. Contact : contact@vocca.com.
Vocca contracte avec les Cabinets établis en France comme aux États-Unis par l'intermédiaire de cette entité, sauf mention contraire dans le contrat d'abonnement.
3. Définitions
Plateforme : le logiciel permettant la gestion des appels vocaux, des rendez-vous et des communications patient.
Message : toute communication adressée à un patient par SMS, voix ou e-mail.
Message automatisé : une communication déclenchée par la Plateforme sans intervention humaine individuelle.
Données personnelles : les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable.
Protected Health Information (PHI) : les données de santé protégées au sens de HIPAA. Applicable aux États-Unis.
Données de santé : les données concernant la santé au sens de l'article 9 du RGPD. Applicable en France et dans l'Union européenne.
4. Acceptation
L'utilisation des Services vaut acceptation pleine et entière des présentes Conditions. À défaut d'acceptation, il convient de cesser d'utiliser les Services.
5. Accès aux Services
5.1 Site internet
Le site est librement accessible. Vocca se réserve le droit d'en modifier le contenu, la structure et les fonctionnalités à tout moment, sans préavis.
5.2 Plateforme
L'accès à la Plateforme est réservé aux titulaires d'un abonnement en cours de validité et aux utilisateurs qu'ils autorisent. Les Cabinets gèrent les habilitations de leurs utilisateurs et sont responsables de la confidentialité des identifiants.
Vocca peut suspendre l'accès en cas de faille de sécurité, d'utilisation non conforme aux présentes Conditions ou de défaut de paiement, après en avoir informé le Cabinet sauf en cas d'urgence.
5.3 Disponibilité
Vocca met en œuvre des efforts raisonnables pour maintenir la disponibilité des Services. Les Services peuvent être temporairement interrompus pour maintenance, pour mise à jour, ou en raison d'un événement échappant au contrôle de Vocca.
6. Communications adressées aux patients : SMS et messagerie
6.1 Nature des Messages
Les Messages portent exclusivement sur la prise en charge du patient, notamment :
les confirmations et rappels de rendez-vous ;
les modifications, reports ou annulations ;
les informations pratiques et consignes de préparation ;
le suivi des demandes du patient ;
les rappels d'examens recommandés.
Aucun Message à caractère promotionnel, publicitaire ou marketing n'est adressé aux Patients via la Plateforme. Vocca n'utilise pas la Plateforme pour promouvoir ses propres produits ou services auprès des Patients, ni pour le compte de tiers.
La Plateforme n'est pas utilisée pour de l'envoi en masse ni pour des campagnes de messages. Chaque Message est généré pour un Patient déterminé, en lien avec son propre rendez-vous ou sa propre demande, dans le cadre de la relation de soin existante entre ce Patient et l'Établissement. Les Patients ne sont inscrits sur aucune liste de diffusion commerciale, et aucun Message n'est adressé à un Patient avec lequel l'Établissement n'entretient pas de relation de soin.
6.2 Rôles respectifs
Le Cabinet détermine les finalités et les moyens du traitement. Vocca agit sur instructions documentées du Cabinet.
France et Union européenne
Le Cabinet agit en qualité de responsable de traitement et Vocca en qualité de sous-traitant, au titre du DPA conclu entre les parties en application de l'article 28 du RGPD. Le Cabinet recueille le consentement des patients et établit la base légale lorsque celle-ci est requise.
États-Unis
Le Cabinet agit en qualité de Covered Entity et Vocca en qualité de Business Associate, au titre du BAA conclu entre les parties. Le Cabinet demeure responsable de ses propres obligations au titre de HIPAA, y compris de sa notice of privacy practices, ainsi que du respect du TCPA pour les Messages qu'il fait envoyer.
6.3 Consentement et inscription
Le numéro de téléphone mobile du Patient est communiqué par celui-ci au Cabinet dans le cadre de sa prise en charge, ou figure dans le dossier administratif tenu par le Cabinet. Il n'est jamais acheté, loué ni obtenu auprès d'un tiers.
Le consentement du Patient est donné lorsqu'il communique son numéro aux fins de la gestion de ses rendez-vous.
États-Unis
Les Messages envoyés via la Plateforme sont de nature transactionnelle et liés à la prise en charge. Leur envoi est réalisé conformément au Telephone Consumer Protection Act (TCPA) et aux exigences d'enregistrement 10DLC applicables à la messagerie application-to-person sur les réseaux des opérateurs américains. Le Cabinet est enregistré en qualité d'émetteur des messages.
6.4 Fréquence des Messages
La fréquence varie selon l'activité du Cabinet et les rendez-vous du Patient. Aucun volume minimum ou maximum n'est garanti.
6.5 Arrêt de la réception
Les Messages sont adressés dans le cadre d'une relation de soin existante, à un numéro que le Patient a lui-même communiqué à l'Établissement pour la gestion de ses rendez-vous.
Le Patient peut à tout moment demander à ne plus recevoir de Messages, en répondant à un Message ou en s'adressant directement à l'Établissement. Cette demande est sans frais et est prise en compte par l'Établissement.
L'arrêt de la réception des Messages n'affecte pas la prise en charge du Patient par l'Établissement, mais peut le priver des rappels de rendez-vous.
6.6 Coûts
Ni Vocca ni le Cabinet ne facturent au Patient de frais au titre de la réception d'un Message. Les frais de messagerie et de données appliqués par l'opérateur du Patient peuvent s'appliquer.
6.7 Confidentialité des informations mobiles
Aucune information mobile ne sera partagée avec des tiers ou des sociétés affiliées à des fins marketing ou promotionnelles.
Les informations mobiles ne sont communiquées qu'aux prestataires techniques nécessaires à l'acheminement des messages, opérateurs de télécommunications et fournisseurs de plateformes de messagerie, agissant en qualité de sous-traitants et sans droit d'utiliser ces données pour leur propre compte.
Les données et le consentement d'opt-in à l'origine des messages textuels ne sont partagés avec aucun tiers.
7. Obligations des utilisateurs
Les utilisateurs s'interdisent de :
utiliser les Services à des fins illicites, frauduleuses ou contraires à l'ordre public ;
accéder sans autorisation aux Services, contourner les mesures de sécurité ou en perturber le fonctionnement ;
extraire ou réutiliser des contenus au-delà de ce qui est expressément autorisé ;
adresser des communications promotionnelles via la Plateforme ;
contrevenir à la réglementation applicable aux communications électroniques, notamment, aux États-Unis, le TCPA et les règles 10DLC des opérateurs, et, en France et dans l'Union européenne, le Code des postes et des communications électroniques et les règles ePrivacy.
Le Cabinet garantit Vocca contre toute réclamation de tiers résultant d'un manquement de sa part au présent article.
8. Propriété intellectuelle
L'ensemble des éléments composant les Services, à savoir les textes, images, vidéos, logos, graphismes, mise en page, code, bases de données et marques, sont la propriété exclusive de Vocca ou font l'objet d'une licence à son bénéfice.
L'abonnement confère au Cabinet un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non transférable, pour ses seuls besoins internes, pour la durée de l'abonnement.
Toute utilisation non autorisée constitue une contrefaçon au sens du droit français et une atteinte aux droits de marque ou d'auteur au sens du droit américain.
9. Données personnelles
Le traitement des données personnelles est régi par la Politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes Conditions.
France et Union européenne
Les données des clients européens sont hébergées dans l'Union européenne, chez des prestataires certifiés HDS (Hébergeur de Données de Santé) conformément à l'article L. 1111-8 du Code de la santé publique. Les traitements sont régis par le RGPD et par le DPA conclu avec le Cabinet.
États-Unis
Les données des clients américains sont hébergées aux États-Unis, chez des prestataires liés en qualité de sous-traitants par des Business Associate Agreements. Le traitement des PHI est régi par HIPAA et par le BAA conclu avec le Cabinet.
Certaines fonctions internes, support, facturation, ingénierie, sont assurées depuis la France, ce qui peut impliquer un accès aux données des clients américains depuis l'extérieur des États-Unis, dans les conditions décrites dans la Politique de confidentialité.
Contact protection des données : dpo@vocca.com
10. Sécurité
Vocca met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Services et les données qu'ils traitent : chiffrement des communications en transit et des données au repos, contrôle d'accès et authentification forte, journalisation des accès, revue régulière des habilitations et tests d'intrusion périodiques réalisés par un cabinet externe.
Le Cabinet doit signaler sans délai à Vocca tout incident de sécurité affectant les Services.
La notification des violations suit les délais énoncés dans la Politique de confidentialité : 72 heures auprès de la CNIL lorsque le RGPD s'applique, et 60 jours auprès de la Covered Entity au titre de la HIPAA Breach Notification Rule.
11. Responsabilité
Vocca est tenue d'une obligation de moyens dans la fourniture des Services.
Vocca n'est pas responsable :
des décisions cliniques, qui relèvent de la seule responsabilité du Cabinet et de ses praticiens ;
de l'exactitude des informations saisies par le Cabinet ou communiquées par un Patient ;
de l'indisponibilité des réseaux de télécommunications ;
des dysfonctionnements de logiciels tiers ;
de la non-réception d'un Message imputable à l'opérateur, au terminal ou au forfait du Patient.
La responsabilité du Cabinet est régie par le contrat d'abonnement.
Aucune stipulation des présentes Conditions ne limite la responsabilité de Vocca en cas de faute lourde ou dolosive, de dommage corporel, ni dans les cas où la loi interdit une telle limitation.
12. Liens et services tiers
Les Services peuvent renvoyer vers des sites tiers ou s'interfacer avec des services tiers, notamment des logiciels de prise de rendez-vous et de gestion de cabinet. Vocca n'exerce aucun contrôle sur ces sites et services et décline toute responsabilité quant à leur contenu ou à leur fonctionnement.
13. Modification des Conditions
Vocca peut modifier les présentes Conditions à tout moment. La version applicable est celle publiée sur le site au moment de l'utilisation des Services.
Les modifications substantielles affectant les droits des Cabinets font l'objet d'une information préalable, dans les conditions prévues par le contrat d'abonnement.
14. Droit applicable et juridiction compétente
Les présentes Conditions sont régies par le droit français.
Tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux du ressort de la Cour d'appel de Paris, sous réserve des règles impératives de compétence applicables aux consommateurs.
Pour les Cabinets, le droit applicable et les juridictions compétentes au titre de la relation contractuelle sont ceux stipulés dans le contrat d'abonnement, qui peut désigner une loi et un for différents, en particulier pour les Cabinets établis aux États-Unis.
15. Contact
VOCCA, 7 rue Mariotte, 75017 Paris, France
Questions générales : contact@vocca.com
Protection des données : dpo@vocca.com